HR AUDIT
HR AUDIT Pengertian Kegiatan Audit HR adalah merupakan salah satu
kegiatan untuk proses pengembangan HR dari semua aspek. Banyak cara dan
model yang dikembangkan untuk audit HR ini, mulai sifatnya kuisioner
sampai yang level advance yakni HR assessment. Ada yang sifatnya per
seksi atau kegiatan, ada yang sifatnya komprehensif bahkan ada yang ke
portofolionya. Dalam workshop ini, HR Audit akan diberikan untuk level
advance dan yang diaudit adalah sisi portofolionya. Disamping itu ada
panduan untuk proses perubahan dari kondisi aktual menuju kondisi ideal
HR.
Menurut Mulyadi Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh
dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan
tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan
tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria
yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasil kepada pemakai
yang berkepentingan.
Tujuh langkah proses audit
1. Implementasikan sebuah strategi audit berbasis manajemen risiko serta control practice yang dapat disepakati semua pihak.
2. Tetapkan langkah-langkah audit yang rinci.
3. Gunakan fakta/bahan bukti yang cukup, handal, relevan, serta bermanfaat.
4. Buatlah laporan beserta kesimpulannya berdasarkan fakta yang dikumpulkan.
5. Telaah apakah tujuan audit tercapai.
6. Sampaikan laporan kepada pihak yang berkepentingan.
7. Pastikan bahwa organisasi mengimplementasikan managemen risiko serta control practice.
Sebelum menjalankan proses audit, tentu saja proses audit harus
direncanakan terlebih dahulu. Audit planning (perencanaan audit) harus
secara jelas menerangkan tujuan audit, kewenangan auditor, adanya
persetujuan managemen tinggi, dan metode audit.
Metodologi audit:
1. Audit subject. Menentukan apa yang akan diaudit.
2. Audit objective. Menentukan tujuan dari audit.
3. Audit Scope. Menentukan sistem, fungsi, dan bagian dari organisasi yang secara spesifik/khusus akan diaudit.
4. Preaudit Planning. Mengidentifikasi sumber daya dan SDM yang
dibutuhkan, menentukan dokumen-dokumen apa yang diperlukan untuk
menunjang audit, menentukan lokasi audit.
5. Audit procedures and steps for data gathering. Menentukan cara
melakukan audit untuk memeriksa dan menguji kendali, menentukan siapa
yang akan diwawancara.
6. Evaluasi hasil pengujian dan pemeriksaan. Spesifik pada tiap organisasi.
7. Prosedur komunikasi dengan pihak manajemen. Spesifik pada tiap organisasi.
8. Audit Report Preparation. Menentukan bagaimana cara memeriksa
hasil audit, yaitu evaluasi kesahihan dari dokumen-dokumen, prosedur,
dan kebijakan dari organisasi yang diaudit. Struktur dan isi laporan
audit tidak baku, tapi umumnya terdiri atas: * Pendahuluan. Tujuan,
ruang lingkup, lamanya audit, prosedur audit. * Kesimpulan umum dari
auditor. * Hasil audit. Apa yang ditemukan dalam audit, apakah prosedur
dan kontrol layak atau tidak * Rekomendasi. Tanggapan dari manajemen
(bila perlu). * Exit interview. Interview terakhir antara auditor dengan
pihak manajemen untuk membicarakan temuan-temuan dan rekomendasi tindak
lanjut. Sekaligus meyakinkan tim manajemen bahwa hasil audit yang
sahih. Audit atau pemeriksaan dalam arti luas bermakna evaluasi
terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit
dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang
disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa
subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan
standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima. audit
merupakan evaluasi terhadap suatu : – organisasi, – sistem, – proses,
atau – Produk. audit biasanya dilaksanakan oleh : – pihak yang
kompeten, – pihak yang bersifat objektif, dan – lembaga atau badan yang
tidak memihak, – pihak-pihak yang dipercaya sebagai auditor.
Tujuan dari dilakukannya audit adalah memverifikasi bahwa subjek dari
audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi,
dan praktik yang telah disetujui dan diterima.
Mungkin untuk sementara orang, jika mengenal kata audit langsung
terbayang sesuatu yang berhubungan dengan standar, prosedur keuangan,
finansial, prosedur dll, dimana dilakukan pengecekan, pemeriksaan apakah
proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau standar berlaku.
Audit SDM adalah proses meninjau (review) secara komprehensif suatu
sistem dan/atau proses suatu organisasi apakah sudah memenuhi kebutuhan
atau proyeksi masa depan kebutuhan fungsi SDM organisasi, baik apakah
itu untuk memenuhi standar lokal (pemda, pemprov), standar internal
(SOP, Company Policy) atau regulasi (International Standard atau Standar
pemerintah).
Manfaat utama dalam audit SDM diantaranya bisa mengetahui proses mana
yang belum memenuhi persyaratan hukum berlaku sehingga meminimalisir
proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang
terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk
mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah aksi apa yang perlu
dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM. Kegagalan dalam
mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa membahayakan atau
berpotensi melanggar hukum dapat menimbulkan efek yang merugikan
perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu
cara untuk mengenal sejauh mana proses internal, sistem prosedur
organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga
membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif
dan efisien.
Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi
yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan
prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial
perusahaan agar tetap stabil dan mantap. Perlu diketahui bahwa ketika
anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti
diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari
perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan
audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan
tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit
SDM antara lain : – Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah
serius di kemudian hari – Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan
dan improvemen –
Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi –
Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar,
peraturan dan regulasi yang ada. Adapun sumber data yang bisa digunakan
untuk audit SDM adalah : – SOP, aturan dan prosedur yang ada – Pimpinan
Departemen SDM atau personalia.